Comment bien réussir l'onboarding de ses collaborateurs ?

L’onboarding est une étape clé dans le cadre d’un recrutement. Cette période d’intégration des nouveaux salariés est en effet particulièrement importante pour que les nouveaux arrivants puissent s’immerger au mieux dans l’univers de l’entreprise dans laquelle ils vont évoluer. Mais qu’est-ce qu’un onboarding et comment le mettre en place ? Comment bien réussir l’onboarding de ses collaborateurs ? On vous dit tout.

Qu’est-ce qu’un onboarding ?

À l'origine, l’onboarding désigne le processus d’embarquement dans un avion, mais aujourd’hui ce terme est utilisé dans les ressources humaines pour désigner le processus d’intégration des nouveaux collaborateurs au sein d’une entreprise suite à leur embauche.

Un onboarding se compose de différentes étapes ayant pour objectif de faciliter l’arrivée et l’adaptation des nouveaux salariés à leur nouvel environnement de travail.

Dans le monde du travail, le premier jour d’un salarié ne doit pas être pris à la légère car c’est au cours de cette première journée qu’il va découvrir le cœur de l’entreprise dans laquelle il va devoir prendre ses marques. C’est un jour qui sera très important pour la suite car si le salarié sent que son arrivée a été préparée, que sa journée est cadrée et que le programme de la semaine est clair alors cela va grandement l’aider à prendre ses marques. À l'inverse, un premier jour non préparé peut rapidement faire fuir un nouveau collaborateur. Dans les faits, on voit d’ailleurs que 17% des collaborateurs quittent leur poste durant la période d’essai (Source APEC).

Locaux, collègues, poste de travail, habitudes, sont autant de points sur lesquels un nouveau salarié va devoir s’acclimater au cours des premières heures passées dans sa nouvelle entreprise.

C’est pour cela que le processus d’onboarding est devenu incontournable car toutes les actions mises en œuvre permettent aux nouveaux collaborateurs de se familiariser avec l’univers et les valeurs de l’entreprise intégrée et facilitent la prise de poste.

Pourquoi est-il important de mettre en place un onboarding ?

Selon des chiffres récents publiés par la Dares (Direction de l'animation, de la recherche, des études et des statistiques), un tiers des recrutements en CDI se voient rompus avant la fin de la première année (Source Le Parisien).

C’est pourquoi l’onboarding a un rôle déterminant à jouer lors de l’arrivée de nouveaux collaborateurs. En effet, un processus d'onboarding réussi est très bénéfique pour le personnel arrivant car il offre une parfaite mise en confiance et permet d’éviter les ruptures de contrat durant la période d’essai.

Cette procédure d’intégration a également un impact positif sur la productivité des nouveaux salariés s’ils se sentent parfaitement à l’aise dans leur nouvel environnement de travail.

L’onboarding permet aussi aux entreprises de s’améliorer en passant au crible les différents services, process et méthodes internes lors de l’intégration de nouveaux collaborateurs

Quelles sont les étapes d’un processus d’onboarding ?

Un processus d’onboarding passe par des étapes clés ayant pour but de favoriser la bonne intégration des nouveaux salariés dans une entreprise.

Mais avant toute chose, il ne faut pas perdre de vue qu’un bon onboarding doit être à l’image des valeurs de votre entreprise pour garantir une bonne intégration à vos futurs collaborateurs.

7 étapes pour un onboarding réussi

1. Préparez l’arrivée de vos futurs collaborateurs en anticipant leurs besoins matériels (outils de travail, véhicule de fonction, téléphone…) pour faciliter leur intégration sur leur poste de travail. Pensez aussi à créer des boîtes mails et lignes directes avant leur arrivée pour qu’ils se sentent parfaitement intégrés à l’équipe et faites en sorte qu’ils ne se sentent pas désœuvrés au cours de leur première journée. N’hésitez pas également à prendre contact avec vos futurs collaborateurs quelques jours avant leur premier jour de travail pour renforcer le lien de confiance et qu’ils se sentent “attendus”.
2. Accueillez vos nouveaux collaborateurs en organisant une visite complète de l’entreprise, au cours de laquelle ils pourront découvrir l’univers dans lequel ils vont pouvoir évoluer mais aussi se familiariser avec les différents services et visages qu’ils croiseront au fil de la visite. Visite que vous pouvez tout à fait conclure par un petit-déjeuner ou un déjeuner de bienvenue.
3. Offrez un pack de bienvenue représentatif de votre entreprise contenant par exemple des brochures retraçant l’histoire de votre entreprise, les badges d’accès nécessaires pour entrer et sortir de l’entreprise, des objets publicitaires à l’effigie de votre entreprise (porte-clé, mug etc.) etc.
4. Consacrez un temps de formation aux nouveaux collaborateurs qui se déroule de préférence en interne au sein du service dans lequel ils vont travailler. Car ne perdez pas de vue que même si les collaborateurs que vous recrutez sont qualifiés dans leur domaine, il leur sera indispensable de connaître tous les rouages de votre entreprise (méthodes de travail, outils collaboratifs etc.) pour travailler en toute autonomie.
5. Désignez un parrain ou une marraine pour vos nouveaux collaborateurs, qui aura pour mission de les accompagner et de les guider au mieux dans le service. Un trait d’union rassurant qui a pour vocation, dans un processus d’onboarding, de renforcer la communication entre les membres d’une équipe et de faciliter l’intégration des nouveaux salariés.
6. Suivez l’intégration des nouveaux collaborateurs dans l’entreprise durant les jours et semaines qui suivent leur embauche car l’onboarding est un processus dont l’efficacité repose sur la durée. Pour cela, n’hésitez pas à organiser des points réguliers avec eux ainsi qu’avec les autres membres de l’équipe afin d’avoir également leurs retours.
7. Concluez l’onboarding car toutes les choses ont une fin, y compris, voire surtout une période d’intégration. En effet, si vous estimez que vos nouveaux collaborateurs sont parfaitement intégrés, vous pourrez mettre fin à l’onboarding mis en place et leur demander d’établir un rapport d’étonnement dans lequel ils pourront matérialiser leur ressenti et leurs impressions sur l’entreprise fraîchement intégrée. De plus, grâce à ce document, vous serez en mesure d’apporter les améliorations nécessaires pour optimiser vos futurs recrutements.

Onboarding : les erreurs à éviter

L’erreur est humaine, voilà pourquoi il est important de ne pas commettre certaines erreurs lors d’un processus d’onboarding, qui pourraient en impacter l’efficacité :

• Ne pas informer les différents services de l’arrivée de nouveaux collaborateurs
• Ne pas préparer de postes de travail individuels pour les nouveaux arrivants
• Mettre directement les nouveaux collaborateurs au travail sans passer par la case visite de l’entreprise et/ou formation
• Surcharger vos nouveaux collaborateurs de travail dès le premier jour
• Inonder les nouveaux arrivants d’informations et de documents administratifs sans prendre le temps d’aborder les choses point par point
• Limiter la durée de l’onboarding à la première journée de vos nouveaux collaborateurs
• Ne pas assurer le moindre suivi après le premier jour
• Ne pas demander de rapport d’étonnement à l’issue de l’onboarding